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02/06/2020

Asynchrone Kommunikation fördert produktives Arbeiten

Asynchrone Kommunikation ist für die Zusammenarbeit im Remote Team aber auch in vielen on-location Unternehmen aber einer gewissen Größenordnung unerlässlich. Angefangen bei Teammitgliedern mit unterschiedlichen Arbeitszeiten, in verschiedenen Zeitzonen, bis hin zu Managern und anderen Personen, die den ganzen Tag in Meetings und Calls sind, und zwischendurch oder gar in den Abendstunden Zeit haben die Fragen und Themen der einzelnen Teams abzuhandeln.

Wo findet Kommunikation statt?

In den meisten Organisationen findet die Kommunikation in den drei Kanälen etablierten statt: via E-Mail, Meetings und Kleingruppen-Chat statt.

E-Mail eignet sich hervorragend für asynchrone Arbeit; denn hier kann man via Betreffzeile Threads (Themen) öffnen und auch gleich mehrere Akteure in die Kommunikation einbinen. Klingt gut in der Theorie –  In der Praxis sieht es jedoch meist so aus das wir schnell den Überblick verlieren weil es zu viele Threads gibt, Teammitglieder manchmal via CC eingeloopt werden und dann wieder nicht und man hat ja auch meist noch die zwei bis dreihundert ungeöffneten E-Mails im Postfach. Und sind wir mal ehrlich, spätestens bei den aus Messengern beliebten Zusatzfunktionen wie Emoticons, Voice Record, Mention sieht E-Mail irgendwie altbacken aus.

Meetings finden bekanntlich meist via Video Teamchat statt und binden eine Gruppe von Personen ein. Das kann durchaus sehr produktiv sein, vor allem wenn es darum geht schnell Dinge zu erklären oder einfach mal etwas zu zeigen, etwa eine Präsentation oder einen Screenshare. Teilweise verlangen Meetings natürlich auch Notizen, hier bietet sich dann Google Docs oder besser noch Confluence an.

Der Kleingruppen-Chat funktioniert wiederum kurzfristig und erlaubt es sich auf ein Thema zu konzentrieren und so die Zeit der Teilnehmer effizienter zu nutzen, aber er baut kein Wissen innerhalb des Teams auf. Dies kann dazu führen dass etwa das Management gar nicht mitbekommt was an der Basis passiert oder auch umgekehrt dass Führungskräfte den vollen Überblick über die Projekte haben, keines der Teammitglieder jedoch Wind davon bekommen hat. Wenn die Diskussionen für größere Listen zugänglich sind, können mehr Interessenvertreter auf dem Laufenden bleiben. Aber hier dann Chatverläufe anderswohin zu kopieren wäre recht müssig, Google Docs und Confluence scheiden hier als Lösung aus.

Effektive Kommunikation ist machbar – mit Team-Chats

Einzeln betrachtet sind alle genannten Kommunikationskanäle etabliert und bieten einen hohen Nutzwert. In ihrer Gesamtheit und innerhalb von Teams geht jedoch sehr schnell der Überblick und viel Effizienz verloren. Ähnlich wie Confluence hilft beim Wissensmanagement den Überblick zu behalten, tun dies Team-Chats in der Kommunikation, und sind dabei eigentlich unerläßlich für eine produktive asynchrone Kommunikation.

Vorteile der Team-Chats

Für die Schnellleser hier mal die Top Vorteile zusammengefasst: 

  • Führungskräfte können ihre Zeit priorisieren und auf Nachrichten dann antworten wenn Sie Zeit haben aber trotzdem effektiv an der Chat-Community teilnehmen.
  • Es können mehr (nicht alle!) Diskussionen von Meetings und E-Mails in den Chat verlegt werden.
  • Einzelne Teammitglieder können konzentrierte Arbeit leisten, anstatt ständig durch Mails zu scrollen um sicherzustellen, dass sie nichts Wichtiges verpassen.
  • Remote-Mitarbeiter können gleichberechtigt mit persönlich anwesenden Personen teilnehmen.
  • Wichtige Gespräche und Informationen werden nicht verpasst.

ORMI.Cloud baut auf Zulip

Es gibt eine gute Anzahl an Team Chats, wie zu erwarten bietet jede einzelne gewisse Vor- und Nachteile in puncto Funktionen, Sicherheit und Kosten. 

Wir haben uns für Zulip entschieden weil es als Open Source Lösung problemlos auf dem eigenen System gehostet werden kann und somit vollen Datenhoheit garantiert. Das Thema Lizenzkosten kommt gar nicht erst auf und wie bei (fast) allen Open Source Lösungen steht die Community garant für kontinuierliche Aktualität und Sicherheit.

Zulip als Schweizer Taschenmesser für Kommunikation

Und wie verhält es sich mit Zulip in der Praxis? Sehen wir doch mal kurz rein:

Zulip kombiniert Echzeit Chat und mit bewährten eMail Strukturen für die für asynchrone Kommunikation. Zulip ist inspiriert von dem hocheffektiven Threading-Modell der E-Mail: Jede Kanalnachricht hat ein Thema, genau wie jede Nachricht in E-Mail eine Betreffzeile hat. Kanäle werden in Zulip Streams genannt.

Themen halten bei Zulip-Gespräche zusammen, genau wie Betreffzeilen E-Mail-Gespräche zusammenhalten. Sie ermöglichen es Dir, Nachrichten effizient nachzuholen und im Kontext zu antworten, sogar auf Konversationen, die vor Stunden oder Tagen begonnen haben.

Zulip bietet die Möglichkeit, innerhalb der Streams weitere Sub-Threads oder wie es bei Zulip heißt Sub-Themen zu eröffnen. Damit gestaltet sich die Kommunikation via Zulip ähnlich wie ein Forum – übersichtlich und strukturiert.

Selbstverständlich gibt es auch mit Zulip die Möglichkeite eines direkten Chats, Voice oder Video Calls – im Team, oder auch direkt zwischen zwei Teilnehmern. 

Es geht also nicht darum das Rad neu zu erfinden mit neuen Kommunikationstechniken, sondern die bewährten Kanäle logisch und effizient in einem Tool zusammenzuführen. 

Mehr Infos zu Zulip findest Du übrigens in Englische Sprache auf der offiziellen Zulipchat.com Webseite.

Beratung, Konfiguration und Installation

Zulip ist fester Bestandteil der ORMI.Cloud und wir sind Spezialisten darin das System zu installieren und konfigurieren. Du kannst dich also ganz getrost auf das konzentrieren was Dir wichtig ist, und uns den technischen Teil überlassen. Gerne präsentieren wir Dir die Vorzüge der ORMI.Cloud und auch mehr Details zu Zulip in einer unverbindlichen Präsentation und Beratungsgespräch.

Interesse an einer eigenen Lösung?


Wenn Du Interesse hast wie eine Lösung für Dich und Dein Team aussehen könnte, kontaktiere uns. Wir bieten Dir eine unverbindliche und erste Direktberatung. Oder probiere jetzt einfach Confluence aus, direkt und unverbindlich, mit unserem kostenfreien Testaccount – ohne automatische Verlängerung.

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