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29/03/2020

Was benötigt mein Team, um im Home Office arbeiten zu können?

Arbeiten vom Home Office aus ist natürlich nicht für jedes Business ohne weiteres möglich. Handelt es sich allerdings um einen Computer-Arbeitsplatz, sind die Voraussetzungen gut, dass dieser mit wenig Aufwand ins Home Office verlagert werden kann. Das geht mit einem Notebook natürlich am einfachsten.

Auf folgende Anforderungen solltest Sie generell bei der Verlagerung des Arbeitsplatzes achten:

Ausstattung des Home Office Arbeitsplatzes

Hardware-Anforderungen

Ein aktueller Rechner, der problemlos im Internet läuft und auch bei Videocalls wie etwa mit Skype nicht gleich einknickt.

  • Wenn dein Computer etwas älter ist, können Sie Linux als Betriebssystem darauf installieren, um eine bessere Performance zu erreichen. Gute Alternativen sind übrigens noch Fedora, Linux Mint, Ubuntu oder Elementary OS.
  • Viele unterschätzen, wie wichtig es ist, eine gute Kamera und Mikrofon zu haben. Die Großzahl der Notebooks haben bereits eine meist gute Kamera integriert. Wenn dies nicht der Fall ist, empfehlen wir eine externe USB Kamera mit mindestens HD (720p) Auflösung und auch mal einige Minuten in einen Online Produktvergleich zu investieren. Als Mikrofon Alternative können Sie übrigens sehr gut das Headsets Ihres Smartphones verwenden.

Eine schnelle Internet-Leitung: 16 MBit/s und mehr sind für das eigene Home Office als Minimum empfehlenswert. Diese Geschwindigkeit reicht in der Regel noch aus, um an Videokonferenzen teilnehmen zu können. Natürlich gilt hier, je schneller, desto besser – denn spätestens, wenn auch weitere Personen im Haushalt das Internet nutzen, sogar Videos streamen, kann es schnell eng werden mit der Performance.

  • Mitarbeiter in Gebieten mit zu langsamen Internet-Zugang können alternativ vielleicht besser über Mobilfunk / LTE angebunden werden. Anbieter wie  Telekom, Vodafone und 1&1 haben verschiedene Modelle im Programm, hier lohnt sich der Vergleich. TIPP: Verwenden Sie einen mobilen WLAN-Hotspot (wie z.B. den von der 1&1 oder den von TP Link). Das funktioniert genauso wie dein DSL-Router, nur dass er statt DSL LTE als Zugang zum Internet verwendet. Alle Geräte verbinden sich über WLAN mit dem Router und nutzen dessen Zugang zum Internet via LTE.

Bei vielen ist das "klassische" Telefonieren aus dem Geschäftsalltag natürlich nicht wegzudenken. Deshalb sollten Ihre Mitarbeiter zumindest mit Mobilfunktelefonen ausgestattet werden, auf die im einfachsten Falle eingehende Anrufe der Büro-Telefonnummer umgeleitet werden. Im Idealfall handelt es sich dabei um Firmenhandys, damit Ihre Team-Kollegen nicht die private Nummer an die geschäftlichen Kontakte herausgeben müssen. Das tut nicht jeder gerne und sollte deshalb berücksichtigt werden.

  • Noch besser geht es mit einer modernen, Cloud basierten Telefonanlage wie etwa von Placetel, Siptel, Cloudya oder Fonial. Mit diesen lassen sich komplexe Szenarien inklusive Routing, paralleles Klingeln, Rufgruppen und vieles mehr komplett unabhängig vom Standort Ihrer Mitarbeiter abbilden. In solchen Umgebungen nutzen Ihre Mitarbeiter entweder die Smartphones, Telefon-Anwendungen oder spezielle Telefongeräte, die für die sogenannte IP-Telefonie konzipiert wurden.

Software-Anforderungen

  • Ein aktuelles Betriebssystem (wie z.B. mind. Windows 8.1 oder besser Windows 10, Mac OS X, Linux)
  • Ein moderner, sicherer Browser, mit dem man mit interaktiven Webseiten schnell arbeiten kann. Dazu zählen aktuelle Versionen von Firefox, Chrome oder Chromium, Brave, Vivaldi, Safari oder Microsoft Edge. Unsere hauseigenen Favoriten sind Firefox, Safari oder Chromium.
  • Setzt Ihr Unternehmen Software ein, welches auf dem Rechner des Mitarbeiters installiert werden muss, ist es natürlich notwendig, dass der Computer des Mitarbeiters über die entsprechenden Mindestanforderungen verfügen muss.

Passende Arbeitsumgebung

Damit das Team im Home Office möglichst produktiv arbeiten kann, sollte überall da, wo es möglich ist, ein separater Raum zum Arbeiten genutzt werden. Eine geschlossene Tür zum Arbeitszimmer lenkt vom normalen Hausgeschehen und der akustischen Kulisse ab und hilft die Konzentration aufrechtzuerhalten. Ein weiterer Vorteil: nach Feierabend steht das Arbeitsgerät nicht mitten im Familiengeschehen. Es ist schon wichtig auch mental die Distanz zwischen Privat und Berufsleben zu schaffen.

So gelingt die Zusammenarbeit vom Home Office aus

Kommunikation mit dem Team

E-Mail

Der Klassiker und aus dem Unternehmensalltag nicht wegzudenken. In der Regel ist es problemlos möglich auf Firmen E-Mails vom Home Office aus zuzugreifen. Das einfachste ist es, wenn der firmeneigene E-Mail Server IMAP als Protokoll unterstützt. Damit können Ihre Mitarbeiter auf alle ihre E-Mails von diversen Geräten aus zugreifen und sehen immer den letzten Stand der Kommunikation. Die E-Mails und deren Status (gelesen, beantwortet, weitergeleitet etc.) werden nämlich auf dem E-Mail-Server zentral gespeichert.

Kalender

Nutzt Ihre Firma noch keine zentrale Kalender-Lösung wie etwa Microsoft Exchange / Office 365 in Verbindung mit Outlook, empfehlen wir als kurzfristige Lösung den Einsatz von Online Office Alternativen (siehe Anbieter in der Übersicht oben). In beiden Fällen verfügen Ihre Mitarbeiter so über eigene und über gemeinsame Team-Kalender.

UNSER TIPP:

Definieren Sie von wann bis wann Sie tagsüber an Terminen generell teilnehmen können (z.B. von 9 bis 17 Uhr) und blockieren Sie im Kalender Ihre festen Pausenzeiten.

Team-Chat

Diese Art der Team-Kommunikation ist auf dem Vormarsch und ersetzt bereits in vielen Unternehmen E-Mail als Team internes Kommunikations-Tool der Wahl. Aus dem privaten Umfeld kennen die meisten sicherlich WhatsApp, Telegram oder Threema – hier kommunizieren wir in Gruppen seit Jahren. Ähnlich funktioniert es mit Team-Chat Software für Unternehmen. Die bekanntesten Alternativen haben wir in der obigen Übersicht zusammengestellt.

Falls Sie Team-Chat Software in Ihrem Unternehmen noch nicht einsetzen, empfehlen wir als kurzfristig einsetzbare Alternative Slack, Zulip oder Microsoft Teams. Hier sind unsere Tipps für den Umgang mit Team-Chat im Unternehmen:

  • Erstellen Sie für Ihre Abteilungen und laufende Projekte jeweils eigene Channels (auch Gruppen oder Kanäle genannt), in den die Diskussion mit den Beteiligten stattfinden kann.
  • Erstellen Sie allgemeine Channels, in denen Sie Mitteilungen und Nachrichten veröffentlichen können, die für alle Mitarbeiter gedacht sind
  • Nutzen Sie @Kollegenname, um bestimmte Leute in Nachrichten zu erwähnen (diese Person erhält dann eine direkte Benachrichtigung). Nutzen Sie @hier in der Nachricht, um alle Channel-Mitglieder auf Ihre Nachricht aufmerksam zu machen.
  • Mitarbeiter können die Benachrichtigungen für eine bestimmte Zeit pausieren. Damit signalisierst Sie den Kollegen, dass Sie gerade mit anderen Sachen beschäftigt sind und wohl ein wenig später auf die Nachricht reagieren werden.
  • Für persönliche Nachrichten, schreiben Sie Ihre Kollegen im privaten bzw. direkten Chat an und nicht über einen gemeinsamen Channel.

Video-Konferenzen

Ich nehme an, dass die meisten von uns schon Skype, Google Hangouts oder eine andere Videotelefonie Lösung ausprobiert haben. Im Geschäftsalltag ist der primäre Fokus von Videotelefonie das Abhalten von Meetings mit mehreren Personen. Diese können eigene Mitarbeiter, aber eben auch Mitarbeiter von Partnerunternehmen sein. Es ist also notwendig, dass die Nutzung der Videotelefonie möglichst einfach in Nutzung und gleichzeitig offen für diverse technische Möglichkeiten, wie die Teilnehmer an der Videotelefonie teilnehmen. Nicht jeder verwendet das gleiche Betriebssystem, nicht jeder kann problemlos Software auf seinem Firmennotebook installieren. Eine gute Videokonferenz Lösung sollte deshalb auch die Möglichkeit enthalten, sich per Telefon einwählen zu können  oder nur mittels eines Browsers am Gespräch teilzunehmen.

Falls Sie bisher noch nichts im Einsatz haben, empfehlen wir Zoom. Die amerikanische Firma bringt eine hervorragende Video- und Sound-Qualität mit, Einwahlnummern in Deutschland und ist mit ca. €14 pro Moderator ein No-Brainer. Zu bedenken ist dabei lediglich, dass der Netzwerk-Verkehr über die Server in den USA läuft. Wer eine Video-Konferenzlösung auf seiner Infrastruktur schnell ans Laufen kriegen will, sollte sich alternativ Jit.si anschauen. Mit Jit.si ist es übrigens möglich, sofort und ohne Anmeldung, eine kostenlose Videokonferenzen zu starten. Einfach nur per Webbrowser https://meet.jit.si/. Das funktioniert sehr gut!

UNSER TIPP:

  • Verwenden Sie ein möglichst gutes Mikrofon und eine gute Webcam (siehe technische Anforderungen oben)
  • Es ist in Ordnung, wenn manche Kollegen die Webcam nicht verwenden wollen - zwingen Sie niemanden
  • Achten Sie bei der Wahl der Team-Chat Software darauf, dass diese mit Ihrer Video-Konferenz Software gut zusammen arbeitet. Integration ist das Stichwort. Damit lassen sich zum Beispiel mit nur einem Klick Videoanrufe aus einer Unterhaltung starten, die Sie gerade im Team-Chat führen. Slack funktioniert standardmäßig sofort mit Zoom und Zulip mit Jit.si. In der Regel lassen sich aber viele Kombinationen schnell einrichten und die Produktivitätsgewinne werden Sie  schnell zu schätzen wissen.

Dateiablage

Während vor Jahren die gemeinsame Dateiablage recht umständlich in der Einrichtung und Benutzung war, hat sich dies spätestens seit es Dropbox gibt, zum positiven verändert. Das Konzept des Teilens fand eine einfache Umsetzung und seit dem ist für viele von uns das Verwenden von File-Sharing Diensten, für viele auch ein Synonym für die Cloud, zum Alltag geworden. Im Geschäftsbereich jedoch spielt der Datenschutz Aspekt eine entscheidende Rolle. Dropbox, Google Drive und andere Public Cloud Anbieter kommen eben nicht für alle Unternehmen in Frage. Diese entscheiden sich dann für den Aufbau von Private Cloud Strukturen oder sie gewährleisten den IT-Betrieb gar komplett in Eigenregie.

Wenn es schnell gehen soll, ist eigentlich jedes Angebot der großen amerikanischen Public Cloud Anbieter eine gute Wahl. All diejenigen jedoch, die Dateien innerhalb der Unternehmensgrenzen wissen wollen, sei Nextcloud ans Herz gelegt. Die aktuelle Version ist gut mit ONLYOFFICE und Collabora integriert und ermöglicht damit das Bearbeiten von Office Dokumenten online im Browser - ohne weitere Software auf dem Rechner des Anwenders installieren zu müssen. Damit gelingt die Zusammenarbeit problemlos auch über alle Betriebssystem-Versionen hinweg. Nextcloud wird somit die Private Cloud Alternative zu den großen Public Cloud Anbietern.

Auf einen Blick: Diese Anwendungen können Sie sofort für die Unternehmenskommunikation nutzen


Online OfficeTeam-ChatVideokonferenzen
Public Cloud
GoogleGoogle G SuiteGoogle HangoutsGoogle Hangouts
ZohoZoho OneZoho CliqZoho Meeting
MicrosoftMS Office 365Microsoft TeamsMicrosoft Teams


ZulipJitsi


DiscordZoom


SlackCisco Webex


Rocket.chatGoToMeeting



Skype
Private Cloud / On-premise - für den eigenen Server
Open Source / Free SoftwareNextcloudZulipJitsi


Rocket.chat


Mattermost




Fazit

Wenn Sie mit Ihrem Team sofort loslegen müssen und Ihnen dabei erst mal egal ist, wer die Datenverarbeitung übernimmt, wählen SIe Slack, Zoom und Office 365. Es handelt sich hier ausschließlich um amerikanische Anbieter, die funktional und in der Lernkurve überzeugen. Unternehmen dieser Größe, die stattdessen nach einer Private Cloud Lösung interessiert sind, sollten sich Zulip, Jit.si und Nextcloud anschauen.

Wie so oft liegt die ideale Lösung in der Kombination, mit der man selbst am besten fährt. So verwenden wie beispielsweise in unserem Geschäftsalltag dauernd Zoom für Videokonferenzen, aber hosten unsere Dateiablage auf einem eigenen Server mittels der Nextcloud selbst, die mittlerweile die Google Docs Funktionalität vollständig ersetzen kann.

Wir freuen uns auf Ihre Fragen!


Wenn Sie Interesse haben wie eine Lösung für Sie und Ihr Team aussehen könnte, kontaktiere Sie uns. Wir bieten Ihnen eine unverbindliche und erste Direktberatung. Oder probiere Sie jetzt einfach Confluence aus, direkt und unverbindlich, mit unserem kostenfreien Testaccount – ohne automatische Verlängerung.

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