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23/03/2020

Wie arbeiten Remote Teams in der Cloud?

Die Zahl der Firmen, die Remote Arbeit zulässt oder zumindest damit experimentiert steigt stetig. Und das ist längst nicht mehr auf nerdige Online Startups oder Freelancer beschränkt – Remote Work hat sich zu einem regelrechten Trend entwickelt. Zumindest im Bereich der Online Firmen und Dienstleister, denn klar ist auch, dass dieses Konzept nicht für jeden funktioniert. Vereinzelt bestehen bereits Kooperationsnetzwerke und Firmen die ausschließlich Remote agieren und dabei erfolgreich funktionieren.

Aber wie arbeiten Remote Teams in der Cloud? Und was genau ist Cloud Computing?

Was genau ist Cloud Computing? 

Einfach ausgedrückt ist Cloud (Wolke) eine Metapher für das Internet. Tatsächlich werden Wolkensymbole immer wieder verwendet, um das Internet visuell darzustellen. Wenn man sich das Internet als einen virtuellen "Raum" vorstellt, der Benutzer aus der ganzen Welt miteinander verbindet, ist es wie eine Wolke. Es tauscht Informationen über Netzwerke aus.

Cloud Computing eigentlich, bezieht es sich auf die gemeinsame Nutzung von Ressourcen, Software und Informationen über ein Netzwerk oder besser "das Internet". Informationen und Daten werden auf physischen oder virtuellen Servern gespeichert, die von einem Cloud-Computing-Anbieter gewartet und kontrolliert werden. Als Cloud-Computing-Nutzer greift man über eine Internetverbindung auf Ihre gespeicherten Informationen in der "Wolke" zu.

Die Zusammenarbeit in der Cloud (Cloud Collaboration)

Die Cloud-Collaboration ermöglicht es zwei oder mehreren Personen, gleichzeitig an einem Projekt zu arbeiten. Abhängig von der Struktur der Zusammenarbeit sind die betreffenden Dokumente und Dateien entweder außerhalb des Unternehmens gespeichert oder können auch innerhalb des Unternehmens auf dedizierten Servern gespeichert sein. Letzteres macht insbesondere Sinn, wenn man Wert auf die eigene Datenhoheit legt. Gerade in Zeiten von DSGVO ist dies empfehlenswert. In jedem Fall haben die Teammitglieder Zugriff auf die Projekt-Dateien und können so gemeinsam daran arbeiten. Spätestens seit dem kostenfrei verfügbaren und Cloud basierten Google Docs ist dies auch bei der breiten Masse angekommen.

Wobei man auch klarstellen muss, dass die Möglichkeiten hier weit über geteilte Google Tabellen hinausgehen. Anbieter und Software Modelle sind sehr vielfältig und es gibt heute auch reichlich branchenspezifische Lösungen.

Remote Teamarbeit in der Praxis

Wie sieht nun die Remote Zusammenarbeit in der Praxis aus. Die Antwort mag den ein oder anderen überraschen und ist nicht spektakulär: Remote arbeiten ist in den meisten Fällen eigentlich nicht viel anders als die im Büro zu arbeiten – nur die Umstände mögen vielleicht etwas anders sein.

Meetings

Meetings finden ebenso statt wie in einer Büroumgebung, mit dem einzigen Unterschied, dass man eben halt nicht physikalisch in demselben Raum sitzt. Remote Teams nutzen hierzu meist einen der einschlägigen Videochats, wie etwa Skype, Google Hangouts oder Zoom, um nur einige zu nennen. Die Auswahl ist riesig und die Entscheidung hängt es wie so oft vom Bedarf ab. Bei größeren Meetings mit mehreren Personen gilt es jedoch einige technischen Herausforderungen zu meistern und nicht jeder Video Chat macht dies gleich mit.  Ansonsten gilt: hat man sich einmal daran gewöhnt, ist der Ablauf nicht anders als bei realen Meetings. 

Kaffeeklatsch und Flurgespräche

Die können natürlich nicht so stattfinden wie in der realen Welt, aber auch hier haben sich Alternativen etabliert. Schließlich nimmt einem das Internet nicht die Gewohnheit sich über die neuesten Gerüchte auszutauschen oder auch mal einige Minuten über etwa über Fashion oder Sport zu unterhalten. Gemeinsam genutzte Kommunikations-Software wie etwa das sehr verbreitete Slack, bieten die Möglichkeit nach Themen geordnete Kanäle zu erstellen und dort per Text zu chatten und auch Dateien hochzuladen. Hier gibt es neben den Arbeitsbezogenen Kanälen wie etwa #AlleMitarbeiter oder #Sales-Team, auch Kanäle wie #Haustiere oder #Kaffeklatsch wo man sich nicht anders als im reellen Büro auch mal Smalltalk abhalten kann. Und ganz wie echten Leben kann man auch hier mal einen Kollegen beiseite ziehen und im privaten Chatraum ein Thema unter vier Augen abhandeln – bis hin zur Möglichkeit doch auf einen Call oder Videocall zuzugreifen.

Sehr beliebt ist vor allem bei Slack auch der virtuelle Donut. Per Zufall werden zwei oder gleich drei Kollegen ausgewählt und animiert einen gemeinsam Videocall abzuhalten – zu dem man bestenfalls ein Kaffee und einen Donut parat hat. Meist wird hier dann recht frei über alles mögliche geredet, privates und die Arbeit. So lernt man auch seine Kollegen aus anderen Teams besser kennen und schätzen. 

Aufgaben und Team Management

In vielen Unternehmen wird heutzutage bereits Cloud oder Intranet basierte Team- und Task Management Software eingesetzt. In der Industrie, seit Zeiten etwa das relativ bekannte SAP. Remote Teams ziehen meist die Cloud basierten modernen Lösungen vor, wie etwa Trello und Jira um Teammitgliedern Aufgaben zuzuweisen und als Manager den Überblick zu behalten. 

Bei Jira wird mit frei konfigurierbaren Kanban Boards gearbeitet, welches zur Visualisierung des eigenen Workflows dient. Den jeweiligen Status unterteilen wir in Spalten, etwa To-do, in Arbeit, Fertig – und die einzelnen Aufgaben samt ihrer Beschreibung werden dann statusabhängig platziert. Per Filter lassen sich dann zum Beispiel alle noch offenen Aufgaben anzeigen, oder die eines bestimmten Kollegen und so weiter.

So behalten all Mitglieder des Remote Teams und im Bedarf auch andere Abteilungen, den Überblick über die eigenen Aufgaben und finden auch eventuelle Blocker und können entsprechend agieren.

Für die operativen Aufgaben gibt es eine derart große Anzahl von Lösungen und teilweise auch sehr branchenspezifische, daß wir hier nur einige Beispiele aufführen möchten.

Die wohl am weitesten verbreitete Lösung stellt Google Docs dar, die es erlaubt mit mehreren Kollegen simultan an den üblichen Office Dokumenten zu arbeiten. Etwa um Tabellen zur Budgetplanung vorzunehmen, gemeinsam einen Blog Artikel zu bearbeiten oder auch mit dem gesamten Team gleichzeitig Ideen aus einem Brainstorming niederzuschreiben.

Tools kombiniert einsetzen

Interessant wird es dann bei der Kombination der ganzen Werkzeuge. Eine typische Remote Team Situation aus meinem eigenen Alltag:

Das gesamte vierköpfige Team kommt zum festgelegten Termin im Google Hangouts Video Call zusammen und der Manager gibt das Marketing Briefing vor. Wir brauchen einen neuen Blog Artikel und bekommen fünf Minuten Zeit unsere Ideen auf die virtuellen Post-it Zettel zu schreiben und kleben Sie an die Pinnwand – wir haben dazu heute mal http://note.ly/ benutzt, um auch gleich zu testen, wie dieses Tool für uns funktioniert.

Nach der anschließenden Diskussion haben wir uns auf ein Thema für einen Artikel festgelegt und beenden unser Meeting.

Tim vom Marketing schreibt einen ersten Entwurf in GoogleWord, Frank unser IT Spezialist guckt zwischenzeitlich immer wieder mal rein und gibt Kommentare zu den technischen Punkten. Nach Abschluss setzt Tim seinen Task in Jira auf “fertig”, unsere Copywriter Katrin bekommt vom System eine entsprechende Nachricht, liest den Artikel gegen und setzt ihn nach den Korrekturen live auf den Blog. Tim vom Marketing kann nun ruhigen Gewissens die Kampagnen aufsetzen und mit der Promotion beginnen.

Der Team-Manager wird über den gesamten Ablauf und den jeweiligen Status in seinem Dashboard informiert. Er hat so die Möglichkeit sich jederzeit schnell einen Überblick zu verschaffen, einen Report an das Board zu erstellen oder nötigenfalls aktiv einzugreifen.

Was wegfällt, sind viele einzelne Kommunikationen, um Dinge in Erfahrung zu bringen, der Arbeitsalltag ist für alle Beteiligten effizienter – und wenn jemand sich gerade auf eine bestimmte Sache konzentriert, kann er auch ein wenig später seine Antwort kommunizieren – was meist trotzdem noch wesentlich schneller ist als in einem klassischen Workflow.

Zusammenfassend bieten sich durch einen gut organisierte Remote Workflow mehr Effizienz und unabhängiges selbstbestimmtes Arbeiten für alle Teammitglieder. 

Dokumentation und Wissensmanagement

Wenn es um die Ablage von Dateien geht, liegt Google mit seinem kostenfreien Google Drive weit vorne. Aber auch Lösungen wie Dropbox oder bei Adobe dazugehörige Adobe Cloud sind recht weit verbreitet.

Man kann hier aber schnell den Überblick verlieren was denn nun wo abgelegt ist und vor allen Dingen, wenn es um die Prozess- und Projektdokumentation geht, welche vielleicht auch noch mit verschiedenen Dateien in Verbindung steht, hat man schnell das gleiche geordnete Chaos wie bei einer Aktenablage erreicht.

Ziel beim Wissensmanagement ist wie der Name schon verrät, angeeignetes Wissen nicht zu verlieren, aber eben auch anderen zugänglich zu machen in dem wir ein eigenes “Wiki” erstellen. Eines der wohl besten Beispiele hierfür ist Confluence, das wie zu erwarten bei vielen Remote Teams bereits im Einsatz und auch sehr beliebt ist.

Prozesse können leicht dokumentiert werden, Projekte und selbst allgemeineres Wissen ebenso. Jegliche in der Cloud befindliche Dateien lassen sich leicht einbinden und selbst der Projekt- und Aufgabenstatus aus Jira lässt sich live bei Bedarf einbinden.

In der Praxis kann dies beispielsweise so aussehen, dass wir eine Product Roadmap in Confluence erstellen und dort alle relevanten externen Dateien in einer Tabelle auflisten und verlinken. In einer weiteren Tabelle listen wir Projekt relevante Tasks aus Jira auf und sehen somit auch gleich den jeweiligen Status – etwa “geplant”,”in Arbeit” oder “Abgeschlossen”. 

Die Möglichkeiten sind vielfältig und die Tools erlauben es an (fast) jedes Bedürfnis angepasst zu werden.


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